Lưu ý khi điền phiếu công bố mỹ phẩm

Hiện nay, việc công bố sản phẩm mỹ phẩm được thực hiện theo cơ chế trực tuyến: doanh nghiệp có thể khai trực tiếp trên hệ thống, hoặc điền vào biểu mẫu Excel rồi tải ngược lên hệ thống. Về ngôn ngữ, phiếu công bố có thể sử dụng tiếng Việt hoặc tiếng Anh — nhưng có một số mục là ngoại lệ bắt buộc phải có tiếng Việt (hoặc song ngữ Việt – Anh), bao gồm:

• Mục đích sử dụng;
• Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
• Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Thông tin về công ty nhập khẩu.

Đây là những mục cơ quan quản lý thường rà soát kỹ, nên nếu bỏ sót tiếng Việt ở đây, khả năng cao hồ sơ sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa. Ngoài ra, các đầu mục được đánh dấu bắt buộc trên hệ thống cần được điền đầy đủ — thiếu bất kỳ trường nào trong số này đều có thể khiến hồ sơ bị treo lại để bổ sung.

2. Xác định đúng số lượng phiếu công bố cần lập theo cơ sở sản xuất

Một điểm nhiều doanh nghiệp hay nhầm lẫn là số lượng phiếu công bố cần lập ứng với số cơ sở sản xuất. Nguyên tắc chung như sau:

• Nếu sản phẩm được sản xuất hoàn chỉnh tại một công ty duy nhất, sản phẩm đó công bố bằng một phiếu riêng.
• Nếu nhiều công ty cùng tham gia vào các công đoạn để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, tất cả được gộp vào chung một phiếu công bố — nhưng phải ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của từng công ty tham gia.

Việc xác định sai mô hình này ngay từ đầu có thể khiến toàn bộ phiếu công bố phải làm lại.

• Tham khảo: Hướng dẫn điền phiếu công bố mỹ phẩm

3. Khi nào được gộp nhiều sản phẩm vào chung một phiếu?

Không phải lúc nào mỗi sản phẩm cũng cần một phiếu công bố riêng. Với các sản phẩm cùng một chủ sở hữu, việc gộp chung một phiếu được cho phép trong các trường hợp:

• Sản phẩm được đóng gói dưới tên chung và bán như một bộ sản phẩm (set/kit).
• Sản phẩm cùng tên, cùng dòng, công thức tương tự nhau nhưng khác nhau về màu sắc hoặc mùi hương.

Lưu ý riêng: sản phẩm nhuộm tóc và nước hoa không áp dụng ngoại lệ này — mỗi màu, mỗi mùi vẫn phải công bố thành phiếu riêng. Các trường hợp đặc biệt khác sẽ do Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế) quyết định, dựa theo hướng dẫn của Hội đồng mỹ phẩm ASEAN.

4. Kê khai thành phần đúng chuẩn quốc tế

Đây là phần kỹ thuật nhất và cũng là nơi dễ sai nhất trong cả phiếu công bố. Một số nguyên tắc cần tuân thủ:

• Thứ tự liệt kê: các thành phần phải được sắp xếp theo hàm lượng giảm dần. Riêng thành phần có hàm lượng dưới 1% được phép liệt kê theo bất kỳ thứ tự nào, miễn là đặt sau các thành phần có hàm lượng trên 1%.
• Chất tạo hương: có thể gộp chung dưới các tên gọi như “hương liệu” (perfume, fragrance, flavour, aroma) mà không cần liệt kê chi tiết từng chất.
• Chất màu: có thể ghi theo mã chỉ dẫn màu (CI) hoặc theo tên quy định tại Phụ lục IV của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN; với sản phẩm trang điểm nhiều tông màu, có thể gộp các chất màu vào mục “có thể chứa” (+/-).
• Nồng độ giới hạn: với các thành phần bị giới hạn nồng độ theo phụ lục của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN, phải nêu rõ tỷ lệ phần trăm, dùng dấu phẩy (,) để phân tách phần thập phân theo chuẩn Việt Nam.
• Tên gọi thành phần: phải dùng danh pháp quốc tế INCI (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients), tham chiếu theo các ấn phẩm uy tín như Từ điển thành phần mỹ phẩm quốc tế, Dược điển Anh/Mỹ, hoặc Chemical Abstract Services. Với thành phần có nguồn gốc thực vật hoặc động vật, cần ghi tên khoa học (chi, loài) chính xác.

Cũng cần lưu ý khi điền phiếu công bố mỹ phẩm: không phải mọi chất có trong quá trình sản xuất đều tính là “thành phần” phải kê khai. Tạp chất lẫn trong nguyên liệu, phụ liệu chỉ dùng cho mục đích kỹ thuật mà không còn tồn tại trong sản phẩm cuối, hay dung môi/chất mang dùng với lượng cần thiết để chuyển tải hương liệu — đều không bắt buộc phải liệt kê