Mẫu hồ sơ công bố sản phẩm thực phẩm

Để công bố thực phẩm (bao gồm thực phẩm thường, thực phẩm chức năng, phụ gia thực phẩm, hoặc thực phẩm bảo vệ sức khỏe), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau theo quy định, trong bài viết này Oceanlaw tư vấn khách hàng mẫu hồ sơ công bố sản phẩm thực phẩm như sau:

• Bản công bố sản phẩm: Mẫu số 1 (theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP) hoặc mẫu tương ứng tùy loại thực phẩm.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao có chứng thực, trong đó có ngành nghề liên quan đến sản xuất, kinh doanh thực phẩm.
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm: Áp dụng cho cơ sở sản xuất (nếu tự sản xuất).
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm: Bản gốc hoặc bản sao hợp lệ, do phòng kiểm nghiệm được công nhận cấp trong vòng 12 tháng.
• Nhãn sản phẩm: Bản sao nhãn hoặc dự thảo nhãn (có nội dung phù hợp với quy định ghi nhãn).
• Tài liệu khoa học chứng minh công dụng (nếu là thực phẩm chức năng hoặc thực phẩm bảo vệ sức khỏe).
• Giấy ủy quyền (nếu nhờ đơn vị khác thực hiện công bố).

Lưu ý: Tùy thuộc vào loại thực phẩm (sản xuất trong nước hay nhập khẩu), hồ sơ có thể thay đổi. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quy định cụ thể tại cơ quan tiếp nhận (thường là Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm hoặc Bộ Y tế).

Hướng dẫn chi tiết cách điền từng mẫu

a. Bản công bố sản phẩm (Mẫu số 1)

• Thông tin tổ chức/cá nhân: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên lạc (phải khớp với giấy đăng ký kinh doanh).
• Tên sản phẩm: Ghi chính xác tên trên nhãn, tránh nhầm lẫn giữa tên thương mại và tên khoa học.
• Thành phần cấu tạo: Liệt kê đầy đủ nguyên liệu, phụ gia (nếu có), kèm tỷ lệ % nếu cần thiết.
• Chỉ tiêu chất lượng: Dựa trên phiếu kiểm nghiệm, ghi rõ các chỉ tiêu an toàn (vi sinh, kim loại nặng, hóa chất…).
• Hạn sử dụng: Ghi cụ thể (ví dụ: 24 tháng kể từ ngày sản xuất).
• Hướng dẫn sử dụng và bảo quản: Điền rõ ràng, phù hợp với đặc tính sản phẩm.
• Cam kết: Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của người đại diện pháp luật.

b. Phiếu kết quả kiểm nghiệm

• Không cần tự điền, nhưng phải kiểm tra: tên sản phẩm, ngày kiểm nghiệm, đơn vị kiểm nghiệm có được công nhận hay không (ISO 17025).
• Đảm bảo các chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn công bố (QCVN hoặc TCVN).

c. Nhãn sản phẩm

• Điền đầy đủ: tên sản phẩm, thành phần, khối lượng tịnh, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, xuất xứ, tên và địa chỉ nhà sản xuất/nhập khẩu.
• Lưu ý: Không ghi công dụng vượt quá thực tế hoặc gây nhầm lẫn (ví dụ: “chữa bệnh” nếu không có bằng chứng khoa học).

d. Tài liệu khoa học (nếu có)

• Điền thông tin nghiên cứu, tài liệu tham khảo, hoặc bằng chứng từ tổ chức uy tín (WHO, FDA…).
• Ghi rõ nguồn gốc tài liệu, ngày công bố.

Những lỗi thường gặp và cách tránh

• Thiếu giấy tờ: Ví dụ, quên giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hoặc phiếu kiểm nghiệm hết hạn.
  Cách tránh: Lập checklist đầy đủ trước khi nộp.
• Sai thông tin trên bản công bố: Tên sản phẩm, thành phần không khớp với nhãn hoặc phiếu kiểm nghiệm.
  Cách tránh: Đối chiếu kỹ từng tài liệu trước khi ký.
• Nhãn sai quy định: Thiếu thông tin bắt buộc hoặc ghi công dụng phóng đại.
  Cách tránh: Tham khảo Thông tư 19/2012/TT-BYT về ghi nhãn thực phẩm.
• Nộp sai cơ quan: Ví dụ, thực phẩm nhập khẩu nộp nhầm sang Chi cục thay vì Bộ Y tế.
  Cách tránh: Xác định rõ loại thực phẩm và cơ quan tiếp nhận theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
• Hồ sơ không chứng thực: Bản sao không có dấu công chứng.
  Cách tránh: Công chứng đầy đủ trước khi nộp.

Kết luận

Việc chuẩn bị và điền hồ sơ công bố thực phẩm đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp nên tham khảo kỹ các văn bản pháp lý (Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Thông tư 19/2012/TT-BYT) hoặc nhờ đơn vị tư vấn nếu cần. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình công bố diễn ra nhanh chóng, tránh bổ sung nhiều lần.